ONLINE VS OFFLINE EVENT: разбираем плюсы и минусы, делимся опытом проведения онлайн-мероприятий


Проведение онлайн-мероприятий за последние несколько лет стало особенно востребованным. Но это совсем не значит, что организация онлайн-мероприятия ограничивается только трансляцией в YOUTUBE или конференц-связью в ZOOM, для того, чтобы собрать необходимую аудиторию в одном месте и в одно время. Сегодня online-event проявляет себя как самостоятельный формат для проведения любого мероприятия и может быть представлен в совершенно разных и неожиданных формах:


Например, корпоративное мероприятие компании или презентацию нового продукта можно провести в формате яркого и увлекательного ТВ-ШОУ с оригинально оформленной площадкой, множеством видеокамер, режиссером эфира, интервью с интересными гостями, красочным видео-контентом и выступлением артистов. День рождения компании или профессиональный праздник можно реализовать в формате онлайн-радио, где профессиональные радиоведущие в прямом эфире создадут особую атмосферу, проведут развлекательные рубрики и розыгрыши, а также подарят массу позитивных эмоций всем участникам эфира. Альтернативой классическому летнему тимбилдингу или family day может стать проведение настоящего онлайн-фестиваля с выступлением музыкальных коллективов на главной онлайн-сцене фестиваля и созданием зон в виде онлайн-комнат, в которых параллельно будут проходить различные интерактивы, квесты и мастер-классы.


Online-event – это не замена офлайн-мероприятия. Грамотная организация онлайн-мероприятия – это самодостаточный вариант для проведения любого значимого события, когда из обычной видеоконференции создается настоящее шоу с погружением в особую атмосферу, яркой картинкой, множеством способов коммуникации и неограниченной возможностью трансляции необходимого контента.


В данной статье нашего блога мы рассмотрим плюсы и минусы выбора онлайн-формата для проведения любого мероприятия и поделимся важными моментами, на которые стоит обратить внимание.


online vs offline event

Формирование аудитории онлайн-мероприятия

Можно стать участником онлайн-мероприятия находясь в любом уголке земного шара. Главное, чтобы ваше подключение к интернету было стабильным.

Плюсы

Рабочее место в офисе, домашний диван, шезлонг на пляже или даже каюта круизного лайнера – нужно всего лишь перейти по ссылке на трансляцию онлайн-ивента, и вы становитесь участником мероприятия.

Минусы

Мероприятию в онлайн-формате сложнее дать участнику яркие впечатления и позволить ощутить масштаб. Множество отвлекающих факторов и окружающая обстановка могут перехватить внимание зрителей.

Решения

Аудиторию любого онлайн-мероприятия необходимо мотивировать оставаться включенной на протяжении всего ивента. Сделать это можно при помощи проведения различных розыгрышей, предоставления участникам возможности выйти в прямой эфир, а также выступлений популярных спикеров и артистов в ходе всей трансляции онлайн-мероприятия. То есть основная задача – уделить особое внимание формированию насыщенной и интерактивной программы.


online vs offline event

Коммуникации на онлайн-мероприятии

Равносильно ли онлайн и офлайн общение между участниками? В каком случае предоставляется больше возможностей для активной коммуникации?

Плюсы

Онлайн-формат предлагает большое количество способов поддержания коммуникации во время мероприятия. Общение в чате трансляции, выходы в прямой эфир, видеообращения, реакции эмоджи, интерактивные голосования – все это помогает быть вовлеченными не только самым активным участникам, но и тем, кто на классическом офлайн-мероприятии обычно выбирает роль пассивного наблюдателя. В этом случае виртуальное общение только добавляет значительной решимости к действиям всем участникам мероприятия.

Минусы

Бешеная популярность социальных сетей и мессенджеров привела к порой бессознательному пролистыванию контента, бесконечных переписок и однотипных созвонов.

Решения

При выборе подходящих способов коммуникации участников онлайн-мероприятия важно не просто предоставить возможности для общения, но и уделить особое внимание оформлению интерфейса, разнообразию и лёгкости подключений, и, конечно же, стимулированию гостей быть самыми активными участниками эфира. Такой подход к свободному общению кардинально меняет взгляд на результативность коммуникации в онлайн-мероприятиях.


online vs offline event

Возможность масштабирования онлайн-мероприятия

Использование всех возможностей, предоставленных нам существующими виртуальными площадками, делает онлайн-мероприятия более интересными и увлекательными.

Плюсы

YouTube, Facebook, Instagram, Twitter и другие популярные социальные сети, которыми мы пользуемся ежедневно, дают нам возможность для проведения различных онлайн-флешмобов, фото- и видео- конкурсов, интерактивов и челленджей. И, конечно же, использование хештегов, прямые трансляции в официальный аккаунт компании, отслеживание статистики, создание корпоративных масок в инстаграм – все это отличная возможность разнообразить мероприятие, стать ближе к его участникам и ощутить весь масштаб мероприятия.

Минусы

Одной из сложностей проведения эфира является авторское право. На некоторых популярных интернет-платформах, используемых для проведения онлайн-мероприятия, эфир может быть прерван или заблокирован при трансляции контента, защищенного авторским правом.

Решения

При подготовке онлайн-мероприятия нужно внимательно подойти к выбору контента, который не будет нарушать авторское право. Мы рекомендуем создавать виртуальную страницу онлайн-мероприятия, на которой размещается кнопка для запуска эфира. В случае блокировки эфира, под данной кнопкой производится моментальная заменена ссылки, и вся аудитория может оперативно вернуться к трансляции.

Если нет острой необходимости проводить онлайн-ивент на площадках формата YouTube и Twitch, лучше всего использовать специализированные видеоплатформы, так как они позволяют транслировать любой контент.


online vs offline event

Сроки подготовки и реализации онлайн-мероприятия

Сколько времени необходимо для подготовки качественного онлайн-мероприятия?

Плюсы

Для проработки любого офлайн-мероприятия первым и самым приоритетным вопросом является поиск необходимой площадки, которая должна соответствовать массе параметров: формату мероприятия, вместительности, удобному расположению, и многое другое – все это увеличивает сроки подготовки офлайн-ивента. В случае с онлайн-форматом вопрос подбора площадки решается значительно быстрее, так как аудитория онлайн-мероприятия не имеет ограничений в количестве участников.

Минусы

Однако это не повод расслабляться при выборе онлайн-формата для предстоящего события. Основой любого успешного онлайн-мероприятия является качественное техническое оформление и идеальная картинка на протяжении всей трансляции. Именно эти факторы требуют немало времени для их детальной проработки.

Решения

Необходимо уделить особое внимание формированию поэтапного плана подготовки и реализации онлайн-проекта: проверка и соответствие всех коммуникаций выбранной площадки, создание визуального решения технического и художественного оформления пространства, составление четкого технического и сценарного планов, которые будут неразрывно взаимосвязаны в течение всего онлайн-ивента.


online vs offline event

Бюджет онлайн-мероприятия

Финальным пунктом нашей статьи, но не последним по значимости, становится логичный вопрос о стоимости организации онлайн-мероприятия. Формирование бюджета любого мероприятия, в том числе и онлайн-ивента – это в первую очередь ответ на вопрос: какого масштаба мероприятие вы планируете провести. Именно формат и насыщенность будущего онлайн-мероприятия определяет его итоговую стоимость.

Для вашего понимания приводим примеры популярных форматов онлайн-ивентов и рамки их бюджетов:

  • Корпоративное радио с профессиональными ведущими и интерактивными рубриками до 4-х часов – от 3000 у.е.
  • Телевизионное шоу с интерактивными блоками, участием гостей в студии и развлекательными рубриками – от 5000 у.е.
  • Онлайн-фестиваль с главным эфиром и созданием онлайн-комнат, в которых параллельно проходят различные активности – от 12000 у.е.
  • Масштабный онлайн-ивент, включающий в себя все вышеперечисленное, а также элементы концерта с приглашенными артистами - от 15000 у.е.